So setzen Sie KI im Arbeitsalltag ein: 6 praktische Büroaufgaben, die Sie mit KI schneller erledigen können

Die meisten Menschen beginnen im Beruf auf dieselbe Weise mit der Nutzung von KI: Sie öffnen einen Chatbot, geben eine Frage ein und hoffen, dass die Antwort hilfreich ist. Das funktioniert bei kleinen Aufgaben. Aber echte Arbeit lässt sich selten auf eine einzige, klar formulierte Frage reduzieren.

Die meisten Menschen brauchen keine umfangreichere Liste von KI-Tools. Sie brauchen einige bewährte Arbeitsabläufe die sie jede Woche wiederverwenden können.

Im Büroalltag kann das bedeuten, Besprechungsnotizen in eine Aufgabenliste umzuwandeln, einen groben Bericht in Folien umzuformulieren, Produktbilder für ein Angebot zu erstellen, einen YouTube-Link oder ein Transkript in einen kurzen Videokonzept umzuwandeln, Daten aus Tabellenkalkulationen zusammenzufassen, E-Mails an Kunden zu entwerfen oder ein Dokument in verschiedene Formate umzuwandeln.

Dieser Leitfaden enthält praktische Beispiele für KI-Workflows. Jedes Beispiel geht von einer realen Arbeitssituation aus, zeigt, was vorbereitet werden muss, liefert eine brauchbare Eingabeaufforderung und erläutert, in welchen Fällen weiterhin eine Überprüfung durch den Menschen erforderlich ist. Außerdem wird erläutert, wann es sinnvoll ist, Mehrere KI-Modelle vergleichen anstatt sich auf eine Standardoption zu verlassen.

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Die einfache Regel: Geben Sie der KI echtes Arbeitsmaterial

Der häufigste Fehler ist, mit einer vagen Anfrage zu beginnen:

Hilf mir, das zu verbessern.

Besser ist es, der KI das Material zur Verfügung zu stellen, das Sie bereits haben, und ihr mitzuteilen, welches Ergebnis Sie tatsächlich benötigen:

Ich muss diese Besprechungsnotizen in eine Aufgabenliste für mein Team umwandeln.

Verwende dazu ausschließlich die folgenden Notizen.
Erstelle:
1. wichtige Entscheidungen
2. Maßnahmen
3. Verantwortlichen für jeden Punkt
4. Frist, falls angegeben
5. Risiken oder offene Fragen

Wenn der Verantwortliche oder die Frist unklar ist, schreibe "muss noch bestätigt werden"."

Dieses Verfahren lässt sich auf die meisten Büroaufgaben anwenden. Beginnen Sie mit echten Notizen, E-Mails, Berichten, Tabellen, Screenshots, Produktbeschreibungen oder Transkripten. Bitten Sie dann die KI, etwas zu erstellen, das Sie verwenden können: ein Briefing, eine Foliengliederung, eine Antwort, eine Tabelle, eine Bildvorlage oder ein Video-Storyboard.

1. Verwandeln Sie Besprechungsnotizen in eine übersichtliche Aufgabenliste

Ein häufiges Problem im Büro sind Besprechungen, die zwar produktiv klingen, aber ohne klare Zuständigkeiten enden. Die Teilnehmer besprechen Starttermine, Kundenprobleme, Budgetfragen, Designänderungen und Folgemaßnahmen. Im Anschluss muss jemand die Ergebnisse der Besprechung in eine konkrete Liste umsetzen.

KI ist hier nützlich, da die Eingabedaten bereits vorliegen: grobe Notizen, ein Transkript oder kopierte Chat-Nachrichten. Das Ergebnis sollte kein ausgefeilter Aufsatz sein, sondern eine Aufgabenliste, auf deren Grundlage das Team handeln kann.

Verwende diese Eingabeaufforderung:

Wandeln Sie diese Besprechungsnotizen in eine Aufgabenliste um.

Verwenden Sie ausschließlich die folgenden Notizen.

Erstellen Sie:
1. wichtige Entscheidungen
2. Maßnahmen
3. Verantwortlichen für jeden Punkt
4. Frist, falls angegeben
5. Risiken
6. offene Fragen

Wenn der Verantwortliche oder die Frist unklar ist, schreiben Sie "muss noch bestätigt werden".
Halten Sie das Ergebnis prägnant und übersichtlich.

Bevor Sie das Ergebnis versenden, überprüfen Sie bitte selbst die Namen der Verantwortlichen und die Fristen. Die KI kann die Notizen zwar ordnen, sollte jedoch keine Verantwortlichkeiten zuweisen, auf die sich das Team nicht geeinigt hat.

2. Folien aus einem vorläufigen Bericht erstellen

Viele Menschen beginnen eine Präsentation nicht mit einer leeren Seite. Sie gehen von einem groben Entwurf, einem Besprechungsprotokoll, einem Produkt-Update oder einigen Stichpunkten aus. Das Schwierige daran ist, zu entscheiden, wie die Folien aussehen sollen – nicht, PowerPoint zu öffnen.

KI kann dabei helfen, einen groben Entwurf in eine Präsentationsstruktur umzuwandeln: Titelfolie, Problemstellung, wichtigste Ergebnisse, Empfehlungen, Zeitplan und nächste Schritte. Wenn die Plattform die Erstellung von Präsentationen unterstützt, können Sie schneller von der Gliederung zum Folienentwurf übergehen.

Verwende diese Eingabeaufforderung:

Erstellen Sie aus diesem Bericht eine Präsentation mit 6 Folien für [Zielgruppe].

Erstellen Sie:
1. Folientitel
2. Kernaussage für jede Folie
3. 3–5 Aufzählungspunkte pro Folie
4. Vorschlag für eine visuelle Darstellung pro Folie
5. Rednernotizen

Zielgruppe:

[Führung / Kunde / internes Team]

Das Ziel:

[informieren / überzeugen / Zustimmung einholen / den Fortschritt erläutern]

Achten Sie auf eine klare und geschäftsgerechte Sprache. Fügen Sie keine Fakten hinzu, die nicht im Bericht enthalten sind.

Hier habe ich es gefunden Yukie bei GlobalGPT besonders nützlich. Als ich einen groben Bericht in eine Präsentation umwandeln musste, wollte ich nicht mit einer leeren Folienpräsentation beginnen. Yukie verfügt über eine spezielle „Slides“-Option, sodass sich der Arbeitsablauf ganz natürlich anfühlte: Quellmaterial einfügen, eine Präsentationsstruktur anfordern und anschließend die Folientitel, Aufzählungspunkte und Redneranmerkungen verfeinern.

Der nützlichste Teil ist oft die Logik hinter den Folien. KI kann dabei helfen zu entscheiden, was auf die einzelnen Folien gehört, aber Sie sollten dennoch den Inhalt, die Zahlen und die Aussagen vor der Präsentation überprüfen.

3. Produktbilder für ein Angebot oder einen Eintrag erstellen

Büroarbeit besteht nicht nur aus Text. Ein Verkaufsangebot, eine Produktseite, ein E-Commerce-Eintrag, eine Präsentation oder ein Kampagnenbriefing erfordern oft ein Produktbild, eine Anwendungsszene oder ein visuelles Konzept. Wenn Ihnen kein Designer zur Verfügung steht, kann die KI-Bildgenerierung dabei helfen, visuelle Entwürfe oder Mockups zu erstellen.

Das funktioniert am besten, wenn Sie konkrete Produktdetails angeben. Anstatt einfach nach “einem schönen Produktbild” zu fragen, beschreiben Sie bitte das Produkt, die Zielgruppe, die Umgebung, den Kamerawinkel, den Stil und den Verwendungszweck des Bildes.

Verwende diese Eingabeaufforderung:

Erstellen Sie ein ansprechendes Produktbild für ein Geschäftsangebot.

Produkt:

[Produktbeschreibung]

Das Publikum:

[Käufer beschreiben]

Schauplatz:

[Schreibtisch-Einrichtung / Homeoffice / E-Commerce vor weißem Hintergrund / Lifestyle-Szene]

Stil: professionell, realistisch, klare Beleuchtung, hohe Detailgenauigkeit Anforderungen: – das Produkt deutlich darstellen – Unordnung vermeiden – rechts Platz für die Überschrift lassen – keine gefälschten Logos

Im geschäftlichen Einsatz sollten Sie generierte Bilder als Entwürfe betrachten, es sei denn, sie geben das Produkt originalgetreu wieder. Wenn das Bild für einen Produkt-Eintrag bestimmt ist, stellen Sie sicher, dass es die Kunden hinsichtlich Größe, Eigenschaften, Materialien oder Markenzeichen nicht in die Irre führt.

4. Einen YouTube-Link oder ein Transkript in einen Plan für ein kurzes Video umwandeln

Bei der Videoarbeit geht man oft von bereits vorhandenem Material aus: einem Webinar, einer Produktdemo, einem YouTube-Video, einem Interview, einem Schulungsclip oder einer Kundenstory. Das Team benötigt möglicherweise kein komplett neues Video, das von Grund auf neu erstellt wird. Vielleicht braucht es nur eine kurze Zusammenfassung, ein paar Ideen für Clips, ein Skript für den Off-Kommentar oder ein Storyboard für ein 30-Sekunden-Video für soziale Medien.

KI kann helfen die nützlichen Teile herausziehen und wandeln Sie diese in einen Videokonzept um. Wenn Sie einen YouTube-Link, ein Transkript oder eine Zusammenfassung haben, nutzen Sie diese als Ausgangsmaterial. Falls die Plattform die Erstellung von Videos unterstützt, können Sie das Konzept anschließend in einen kurzen Entwurf oder ein visuelles Konzept umsetzen.

Verwende diese Eingabeaufforderung:

Verwenden Sie dieses YouTube-Transkript, um einen 30-Sekunden-Videokonzept zu erstellen.

Erstellen Sie:
1. drei Optionen für den Aufhänger
2. ein Storyboard Szene für Szene
3. ein Skript für den Off-Kommentar
4. Bildtext
5. Vorschläge für Bildmaterial
6. den abschließenden Aufruf zum Handeln

Halten Sie sich bei der Botschaft genau an das Transkript.
Erfinden Sie keine Behauptungen oder Zitate.

Dieser Arbeitsablauf eignet sich für Marketing, Schulungen und die interne Kommunikation. Der Schritt der manuellen Überprüfung ist wichtig: Stellen Sie sicher, dass das Skript das Originalvideo getreu wiedergibt und nicht Behauptungen aufstellen, die der Sprecher gar nicht aufgestellt hat.

5. Eine Tabellenkalkulation zusammenfassen und in Entscheidungen umsetzen

In Tabellenkalkulationen bleibt oft ein Großteil der Büroarbeit stecken. Ein Projekt-Tracker, ein Umsatzbericht, ein Fragebogen zur Umfrage, eine Bestandsliste oder eine Budgetdatei enthalten vielleicht die gesuchte Antwort, aber niemand möchte Hunderte von Zeilen durchlesen.

KI kann zusammenfassen die Tabelle, kennzeichnet Ausreißer und schlägt Diagramme vor. Das ist besonders nützlich, wenn Sie die geschäftlichen Fragestellungen kennen: Was ist überfällig, was hat sich geändert, wo liegen die Risiken oder was sollten wir als Nächstes tun?

Verwende diese Eingabeaufforderung:

Analysieren Sie diesen Tabellenkalkulations-Export.

Die Spalten sind:

[Spalten erklären]

Ich möchte Folgendes verstehen: 1. Was hat sich geändert? 2. Was ist überfällig? 3. Was ist blockiert? 4. Was erfordert die Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung? 5. Welche Diagramme würden dies am besten veranschaulichen? Erstellen Sie: - eine Zusammenfassung für die Geschäftsleitung - eine Tabelle mit den wichtigsten Problemen - Empfehlungen für die nächsten Schritte - drei Vorschläge für Diagramme Weisen Sie auf etwaige Probleme mit der Datenqualität hin.

Für rechercheintensive Büroaufgaben, Die Optionen „Dokument“, „Tabelle“ und „Suche“ von Yukie sind am praktischsten. Ich kann das Programm bitten, einen Dokumententwurf zu erstellen, unübersichtliche Informationen in einer Tabelle zu ordnen oder im Internet nach ergänzenden Informationen zu suchen. Das macht es nützlich für Berichte, Sitzungsprotokolle, Marktforschungsnotizen und Entscheidungsvorlagen.

Vergewissern Sie sich stets, dass die KI die Spalten richtig interpretiert. Wenn sich das Ergebnis auf das Budget, die Personalbesetzung, die Kunden oder die Fristen auswirkt, überprüfen Sie die Zahlen, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.

6. Kunden-E-Mails verfassen, ohne dabei den menschlichen Ton zu verlieren

Viele E-Mails im Büro folgen dem gleichen Muster: Beantwortung einer Kundenanfrage, Erläuterung einer Verzögerung, Zusammenfassung der nächsten Schritte, Anforderung fehlender Informationen oder Nachfassen nach einem Telefonat. KI kann solche Entwürfe schneller erstellen, doch der Text sollte nicht roboterhaft klingen oder zu viel versprechen.

Dieser Arbeitsablauf ist besonders nützlich, wenn Sie den Kontext darlegen: Was ist passiert, was benötigt der Kunde, was können Sie versprechen und was können Sie nicht versprechen?.

Beispielszenario zum Einfügen:

Verwende diese Eingabeaufforderung:

Verfassen Sie auf der Grundlage der folgenden Nachricht und des Kontextes eine Antwort an den Kunden.

Nachricht des Kunden:

[Nachricht einfügen]

Kontext:

[Erläutern Sie, was passiert ist]

Regeln: – Versprechen Sie nichts, was im Kontext nicht erwähnt wird – Behalten Sie einen professionellen und hilfsbereiten Ton bei – Nehmen Sie die Bedenken des Kunden ernst – Fragen Sie bei Bedarf nach fehlenden Informationen Erstellen Sie: 1. eine prägnante Version 2. eine freundlichere Version 3. Dinge, die ich nicht versprechen sollte

Nachdem ich einige Arbeitsabläufe ausprobiert hatte, begann ich, Yukie weniger als Chatbot, sondern eher als kleinen Büro-Arbeitsplatz zu betrachten. Das Nützliche daran ist nicht eine einzelne Funktion für sich genommen, sondern die Art und Weise, wie sich Text, Suche, Tabellen, Folien, Bilder und Videos miteinander verknüpfen lassen. innerhalb einer Aufgabe.

So wählen Sie das richtige KI-Tool für jede Büroaufgabe aus

Unterschiedliche Büroaufgaben erfordern unterschiedliche Stärken der KI.

Für einfache Schreibaufgaben reicht möglicherweise ein Sprachmodell aus. Bei Projekten, die Text, Bildmaterial und Video umfassen, spart eine Plattform mit mehreren Modellen Zeit, da Sie das Projekt nicht in separaten Tools neu erstellen müssen.

Häufige Fehler beim Einsatz von KI am Arbeitsplatz

Der erste Fehler besteht darin, der KI zu wenig Kontext zu geben. Die Aufforderung “Mach das besser” führt in der Regel zu allgemeinen Ergebnissen. Gute Eingabeaufforderungen enthalten Angaben zur Zielgruppe, zum Ausgangsmaterial, zum Format, zu Einschränkungen und zu Überprüfungsregeln.

Der zweite Fehler besteht darin, für jede Aufgabe ein und dasselbe Modell zu verwenden. Ein Modell, das gut schreibt, ist möglicherweise nicht die beste Wahl für Bilder, die Planung von Videos, die Datenanalyse oder die Strukturierung von Folien.

Der dritte Fehler besteht darin, die Überprüfung zu überspringen. KI kann Entwürfe erstellen, Zusammenfassungen verfassen, Vergleiche anstellen und Ideen entwickeln, sollte jedoch nicht die letzte Instanz sein, wenn es um Kundenversprechen, Finanzdaten, Produktangaben oder Unternehmensrichtlinien geht.

Der vierte Fehler besteht darin, keine echten Screenshots oder Beispiele zu verwenden. Wenn Sie über KI-Workflows schreiben oder diese präsentieren, machen echte Screenshots von Aufgaben die Ratschläge glaubwürdiger, da die Leser sehen können, was tatsächlich getan wurde.

FAQ: KI-Tipps für effektives Arbeiten

Wie lässt sich KI am besten im Arbeitsalltag einsetzen?

Der beste Weg, KI im Arbeitsalltag einzusetzen, besteht darin, mit einer sich wiederholenden Aufgabe zu beginnen, der KI echtes Ausgangsmaterial zur Verfügung zu stellen, ein bestimmtes Ergebnis anzufordern und das Ergebnis zu überprüfen, bevor man es verwendet.

Kann KI PowerPoint-Präsentationen für die Büroarbeit erstellen?

Ja. KI kann Berichte, Besprechungsnotizen und Projekt-Updates in Foliengliederungen, Rednernotizen und Präsentationstexte umwandeln. Sie sollten jedoch weiterhin die Logik, die Daten und das endgültige Layout überprüfen.

Kann KI Produktbilder generieren?

Ja. KI-Bildmodelle können Produktkonzepte, Visualisierungen für Angebote, Lifestyle-Szenen und Kampagnenentwürfe erstellen. Bei echten Produktangeboten sollten Sie darauf achten, dass das Bild das tatsächliche Produkt nicht falsch darstellt.

Kann KI YouTube-Videos in Ideen für Kurzvideos umwandeln?

Ja, sofern Sie einen YouTube-Link, ein Transkript oder eine Zusammenfassung bereitstellen. Die KI kann Aufhänger, Skripte, Storyboards und Bildtext erstellen. Überprüfen Sie stets, ob das Ergebnis das Originalvideo korrekt wiedergibt.

Warum sollte man eine Multi-Modell-Plattform nutzen?

Eine Multi-Modell-Plattform ist nützlich, wenn Ihre Aufgabe verschiedene Formate umfasst. Möglicherweise benötigen Sie ein Sprachmodell für das Schreiben, ein Bildmodell für visuelle Elemente und ein Videomodell für Clips oder Storyboards.

Abschließende Erkenntnis

KI funktioniert im Büro am besten, wenn sie mit einer konkreten Aufgabe verknüpft ist: eine Besprechung zusammenfassen, eine PowerPoint-Präsentation erstellen, Produktbilder erstellen, ein YouTube-Transkript in einen Videoplan umwandeln, eine Tabellenkalkulation analysieren, Entwürfe für Kunden-E-Mails verfassen oder ein Dokument in mehrere Inhalte umwandeln.

Beginnen Sie mit einem Arbeitsablauf, den Sie jede Woche wiederholen. Geben Sie der KI das tatsächliche Ausgangsmaterial, legen Sie das gewünschte Ergebnis fest, überprüfen Sie das Ergebnis und optimieren Sie die Eingabeanweisung, wenn Sie den Vorgang das nächste Mal ausführen.

Für Teams, die Tools für Text, Bild und Video an einem Ort benötigen, kann GlobalGPT diese Art von Arbeit unterstützen, indem es verschiedene KI-Modelle in einem Arbeitsbereich zusammenführt und so dazu beiträgt, dass ein Projekt vom Rohmaterial zum fertigen Unternehmensinhalt gelangt, ohne zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen zu müssen.